Come gestire le conferme degli invitati (RSVP)

Contate le persone, non le famiglie

L’errore più comune è tenere la lista per nuclei: "Famiglia Rossi, 4 persone". Poi Bianca ha tre anni e mangia un menù diverso, il nonno non viene, e il numero che avete dato al catering non torna più.

Tenete una riga per persona fin dall’inizio. Ogni riga ha un nome, uno stato — viene, non viene, non ha risposto — e le sue eventuali allergie. I totali vengono da soli.

Cosa chiedere davvero

La tentazione è chiedere tutto. Ma ogni domanda in più è una persona in meno che completa la risposta. Il minimo che serve davvero è poco.

• Chi c’è e chi no, persona per persona.
• Allergie e intolleranze, in un campo libero: le diete vere non stanno in un menù a tendina.
• Un messaggio per voi, facoltativo. È la parte che vi farà piacere rileggere.

Il problema di chi non risponde

Una parte degli invitati non risponderà entro la scadenza. Non è maleducazione: aprono il messaggio mentre fanno altro, pensano di farlo dopo, e se ne dimenticano.

Serve sapere chi ha aperto l’invito senza rispondere — sono i più facili da recuperare, perché il messaggio l’hanno visto. Un promemoria personale a quelle persone converte molto più di un messaggio a tutti.

Cosa vuole il catering

Al catering non interessa la vostra lista invitati. Vogliono tre numeri e un elenco: quanti adulti, quanti bambini, quante persone con esigenze particolari, e il dettaglio di quali.

I bambini si contano a parte perché il loro coperto costa meno e il menù è diverso. Se la vostra lista non li distingue, quel conteggio ve lo rifate a mano.

Carta, foglio di calcolo o strumento

Sotto le cinquanta persone un foglio condiviso può bastare, a patto di tenerlo per persona e non per famiglia.

Sopra il centinaio diventa faticoso: ogni conferma arriva su un canale diverso — un messaggio, una telefonata, un incontro al bar — e qualcuno finisce per non essere registrato. Uno strumento che raccoglie le risposte da solo toglie proprio quel passaggio manuale.